حسابداران جمع رویدادهای مالی را به شکل گزارش‌های مالی در اختیار کسانی قرار میدهند که مایلند در قضاوت‌ها و تصمیم گیری‌های خود از این اطلاعات استفاده نمایند. در حسابداری مالی به تهیه گزارش‌های مالی مفیدی پرداخته می‌شود که نتایج عملیات یک واحد اقتصادی را در طول یک دوره‌ی معین نشان دهد یا نشانگر وضعیت مالی یک واحد اقتصادی در یک زمان معین باشد. به این نوع گزارش‌ها صورت‌های مالی گفته می‌شود. ترازنامه حسابداری، صورت سود و زیان و صورت سرمایه از صورت‌های مالی دیگر هستند .
چرخه حسابداری (Accounting cycle) مراحل ارزیابی عملکرد یک بنگاه اقتصادی در طول دوره مالی از ابتدا تا پایان سال مالی است. چرخه حسابداری با هدف کاهش خطا در دوره‌های مالی، برای تهیه یک صورت مالی کامل و بدون نقص است.
چرخه حسابداری چیست؟
چرخه حسابداری، عملیاتی چند مرحله‌ای است که در یک بنگاه اقتصادی (شرکت، موسسه) به منظور ارزیابی عملکرد در هر سال مالی و بررسی وضعیت مالی آن بنگاه در پایان سال مالی انجام می‌شود. هدف از چرخه عملیات حسابداری که در هر دوره مالی به صورت مستمر تکرار می‌شود، بررسی شرایط مجموعه اقتصادی و ارزیابی عملکرد آن در دوره مالی گذشته است.
نکارت مهم در چرخه حسابداری
1- جمع آوری اطلاعات مربوط به رویدادهای مالی (گردآوری اسناد و مدارک مثبته)
منظور اسناد و مدارکی که دلالت بر وقوع یک معامله یا یک رویداد مالی مشخص دارد
در حسابداری به مجموعه اسناد و مدارکی که دلالت بر وقوع یک معامله و یا یک رویداد مالی مشخص دارد. اسناد و مدارک مثبته گفته می‌شود. مانند قبوض آب، برق، تلفن، فیش بانکی، فاکتور دریافت خدمات، چک، فاکتور خرید و فروش و غیره. اسناد مثبته حتما نباید چاپی و دارای شکل به خصوصی باشد. بلکه شکل اسناد متنوع و ممکن است حتی دست نویس هم باشد. بعد از وقوع هر رویداد مالی حسابداران اسناد و مدارک مربوط را جمع می‌کنند. این مدارک نشان دهنده تاریخ، مبلغ و ماهیت رویداد مالی است و به همین دلیل است که باید اسناد مثبته به صورت روشن، واضح، و معتبر باشد تا اشخاص بتوانند به عنوان مبنای کار از آن‌ها استفاده کنند.
2- ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه
مرحله دوم چرخه حسابداری ثبت اسناد حسابداری در دفتر روزنامه است. از روی سند حسابداری، دفتر روزنامه که سندی پلمپ شده و از اداره ثبت شرکت‌ها دریافت می‌شود و از اسناد قانونی هر شخص حقوقی است، تحریر می‌شود. دفتر روزنامه، دقیقا همانند سند حسابداری قابل استناد و دارای صلاحیت است.
نکته مهم: توجه داشته باشید که ثبت اسناد مالی در دفتر روزنامه به ترتیب تاریخ اسناد با بدهکار و بستانکار کردن حساب‌هایی که می‌بایست به دفتر کل منتقل شود انجام می‌گیرد.
3- تجزیه و تحلیل معاملات و رویدادهای مالی و تنظیم سند حسابداری
هر فعالیت مالی موثر بر معادله‌ی حسابداری منجر به کاهش یا افزایش یک یا چند حساب می‌شود. نحوه ثبت افزایش و کاهش در حساب‌ها به نوع و ماهیت آن بستگی دارد. افزایش هر دارایی در سمت راست (بدهکار) حساب مربوط ثبت می‌شود. کاهش هر دارایی در سمت چپ (بستانکار) حساب مربوط ثبت می‌شود. در مقابل، افزایش بدهی و سرمایه مالک در سمت چپ (بستانکار) و کاهش بدهی و سرمایه مالک در سمت راست (بدهکار) نشان داده می‌شود. شالوده قاعده ثبت بدهکار و بستانکار بر اساس معادله‌ی حسابداری به شرح زیر شکل گرفته است:
4- انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل
مرحله چهارم در چرخه حسابداری، ثبت رویدادهای مالی در دفتر کل است. بعد از ثبت اسناد مالی تایید شده در دفتر روزنامه، نوبت به دفتر کل می‌رسد. مانده هر حساب در دفتر کل که به صورت ریز هر حساب در آن گنجانده شده، منتقل گردد. به زبان ساده‌تر، نقل کلیه اقلام از دفتر روزنامه به دفتر کل یا انتقال مبلغ مربوط به بدهکاری و بستانکاری در دفتر روزنامه به حسابهای مربوطه در دفتر کل، در این مرحله انجام می‌گیرد.
نکته مهم: در این مرحله از چرخه حسابداری، انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل باید بر اساس آیین نامه اجرای تنظیم دفاتر قانون مودیان مالیاتی صورت بگیرد.
5- تهیه تراز آزمایشی
یکی از ابزارهایی که حسابداران برای آزمون صحت مدارک مالی مورد استفاده قرار میدهند، تراز آزمایشی است. برای تهیه تراز آزمایشی رویدادهای مالی یک دوره از دفتر روزنامه به دفترکل منتقل می‌شوند. به اولین تراز آزمایشی که قبل از ثبت اقلام اصلاحی پایان سال تهیه می‌شود، تراز آزمایشی اصلاح نشده می‌گویند.
6- اصلاح حسابهای دفتر کل
در راستای اجرای اصل تطابق هزینه‌های هر دوره مالی از درآمدهای همان دوره حسابدارها باید اطمینان حاصل نمایند که در هنگام تهیه صورت سود و زیان تمام درآمدها و هزینه‌های دوره مالی مربوطه در دفتر حسابداری ثبت شده باشند. اگر بعضی از درآمدها یا هزینه‌های آن دوره مالی در حساب‌ها درج نشده باشند، اول باید آن‌ها را شناسایی کرد و سپس به وسیله ثبت حسابداری مناسب و صحیح در دفتر روزنامه و انتقال به دفتر کل، حساب‌ها را اصلاح کرد، به عبارتی به اینگونه ثبت‌ها، ثبت‌های اصلاحی می‌گویند.
نکته مهم: ثبت‌های اصلاحی به طور معمول در انتهای دوره مالی و قبل از تهیه صورت‌های مالی انجام می‌شوند ولی امکان دارد بر حسب نیاز مانده بعضی از حساب‌ها در حین دوره مالی هم تصحیح شود.
7- تهیه تراز آزمایشی اصلاح شده
پس از انجام اصلاحات و تعدیلات لازم در دفاتر، تراز آزمایشی دیگری از روی مانده حسابهای اصلاح شده تهیه می‌شود، که به آن تراز آزمایشی اصلاح شده می‌گویند. تراز آزمایشی اصلاح شده مبنای تهیه صورت‌های مالی قرار می‌گیرد.
8- تهیه صورت‌های مالی
مرحله هشتم در چرخه حسابداری، تهیه صورت‌های مالی می‌باشد. آنچه که در تدوین و تهیه صورت‌های مالی به صورت یک هدف مورد بحث است ارائه اطلاعاتی از وضعیت مالی، عملکرد مالی و منعطف بودن واحد تجاری به صورتی خلاصه و طبقه بندی شده است. این گزارشات و صورت‌های مالی باید به گونه‌ای باشد که برای استفاده کنندگان نهایی این اطلاعات، به صورت سودمند باشد تا بتوانند تصمیمات مرتبط را به درستی بگیرند.
در واقع کاری که در اصل تهیه صورت مالی برای ما انجام می‌‌دهد، این است که آن‌ها به شما پول را نشان میدهند، اینکه پول یک شرکت از کجا آمده است، در چه محلی خرج شده است و الان کجاست.
9- بستن حسابهای موقت (از طریق صدور سند حسابداری و ثبت دفاتر روزنامه و کل(
مرحله نهم در چرخه حسابداری، بستن حسابهای موقت است. برای بستن حسابهای پایان سال ابتدا باید مانده همه حسابهای موقت با یک حساب دائم بسته شود و پس از آن مانده همه حسابهای دائمی بسته شده، به عنوان افتتاحیه به دوره مالی بعدی انتقال پیدا می‌کند.
10- چرخه حسابداری: تهیه تراز آزمایشی اختتامی و بستن حسابهای دائمی
مرحله آخر در چرخه حسابداری، تراز اختتامیه است. پیش از بستن حسابهای دائم، بایستی لیستی از آن در صورت حساب تحت عنوان ترازنامه اختتامیه تهیه شود. در بخش دیگر، بعد از بستن حسابهای موقت، نوبت به بستن حسابهای دائم می‌رسد. عمده حسابهای دائمی شامل دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه‌ها می‌باشد.
نکته: پنج مرحله اول چرخه حسابداری در طول دوره مالی و پنج مرحله دوم چرخه حسابداری معمولا در پایان دوره مالی و به هنگام تهیه صورت‌های مالی انجام می‌شود.
