سیستم حسابداری چیست؟

تعریف سیستم های اطلاعاتی حسابداری چیست؟

سیستم اطلاعات حسابداری سیستمی است که عملیات جمع‌آوری و ذخیره‌سازی داده‌های مالی را طی فرایندهای حسابداری انجام می‌دهد و سپس پردازش این داده‌ها، اطلاعات مورد استفاده تصمیم‌ گیرندگان سازمانی را (سرمایه‌گذاران، اعتباردهندگان، مدیران و …) تولید می‌کند.

سیستم اطلاعات حسابداری در آخر با ارائه گزارش های هوشمندانه مالی می‌تواند تصمیم‌گیرندگان و مدیران سازمان را در برنامه‌های راهبردیشان کمک کند. هرچند یک سیستم اطلاعات حسابداری می‌تواند فقط شامل چند صفحه کاغذ و کتابچه راهنمای کاربر مبتنی بر یک سیستم حسابداری ساده باشد، ولی امروزه سیستم اطلاعات حسابداری به‌عنوان سیستمی پیچیده مبتنی بر قابلیت های فناوری اطلاعات و فرایندها و روش های سنتی و پیشرفته حسابداری است.

اجزای سیستم حسابداری

سیستم حسابداری از سه بخش تشکیل شده است:

ورود داده ها:

در یک سیستم حسابداری ، ثبت رویدادهای مالی بر اساس اسناد و مدارک اولیه به عنوان داده های به سیستم ، شامل صورتحساب ( فاکتور ) خرید ، صورتحساب فروش ، رسید دریافت ها و پرداخت های نقدی و … انجام می شود.

پردازش داده ها:

بعد از ورود داده ها ( اسناد و مدارک اولیه ) به سیستم حسابداری پردازش آنها به ترتیب زیر صورت می گیرد :اسناد و مدارک اولیه پس از تجزیه و تحلیل تاثیر آنها بر دارائیها ، بدهیها ، هزینه ها ، درآمدها و حقوق صاحبان سرمایه موسسه ، حسب مورد به صورت بدهکار و بستانکار در دفتر روزنامه عمومی ثبت اولیه می شوند.

البته در بعضی موسسات ، به جای اینکه رویدادهای مالی را مستقیما از روی اسناد و مدارک اولیه در دفاتر ثبت نمایند ، اقدام به تهیه برگه حسابداری یا سند حسابداری ( پیش نویس روزنامه ) می کنند . در موسسات بزرگ ، ثبت اولیه اسناد و مدارک مربوط به گروهی از رویدادهای عمده مالی در دفاتر روزنامه اختصاصی صورت می گیرد.

ثبتهای انجام شده در دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی به حسابهای مربوطه در دفتر کل منتقل می شوند . و زمانی که حجم رویدادهای مالی مربوط به یک یا چند حساب دفتر کل زیاد باشد ، برای داشتن اطلاعات جزئی تر و تفضیلی از این شکل حسابهای دفتر کل ، از دفاتر معین یا کارتهای معین ، استفاده می شود . هر یک از دفاتر یا کارتهای معین ، یک حساب کنترل در دفتر کل داشته و تعداد دفاتر معین و حسابهای کنترل آن در دفتر کل به وسعت و نوع فعالیتهای یک موسسه بستگی دارد.

ستاده ها:

نتیجه پردازش داده ها در یک سیستم حسابداری ، صورتها و گزارشهای مالی ( ستاده ها ) است . درستی ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه و انتقال آنها به دفتر کل ، در پایان هر ماه با تهیه تراز آزمایشی تایید می گردد . تراز آزمایشی ، به عنوان ستاده سیستم حسابداری و مبنای کنترل پردازش انجام شده ، مورد استفاده برای تهیه صورتهای مالی واقع شده و برخی از اطلاعات آن به عنوان بازخور برای اصلاح سیستم حسابداری به صورت داده های جدید وارد سیستم حسابداری می گردند . ستاده نهایی سیستم حسابداری صورتها و گزارشهای مالی و اطلاعات ارائه شده در آنها است.

سیستم های اطلاعاتی حسابداری

-کارکنان: کاربران سیستم های اطلاعات حسابداری،

۲- روشها و دستورالعمل ها: فرایندهای جمع‌آوری، مدیریت و ذخیره‌سازی داده‌های مالی،

۳- داده‌ها: داده‌های مرتبط با سازمان و فرایندهای کسب‌وکار آن،

۴- نرم‌افزار: برنامه‌ای نرم‌افزاری جهت پردازش داده‌ها،( نرم افزار مدیریتی شیوا)

۵- زیرساخت فناوری اطلاعات: سیستم ها و شبکه‌های کامپیوتری که اجازه می‌دهد تا سیستم اطلاعات حسابداری در اختیار افراد مرتبط قرار گیرد،

۶- کنترل های داخلی و اقدامات امنیتی: مسائل امنیتی داخل سیستم جهت حفاظت از داده‌ها.

سیستمهای اطلاعات حسابداری را می‌توان محل تقاطع منطقی دو موضوع گسترده‌ حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت دانست. آنچه در هر دو رشته حسابداری و سیستم اطلاعات مدیریت مشترک است، توجه محوری به اطلاعات است. حسابداری به خود اطلاعات مالی گرایش دارد، در صورتیکه سیستم اطلاعات مدیریت بیشتر به سیستم هایی پوشش می‌دهد که اطلاعات را تولید می‌کنند.

سیستم اطلاعات حسابداری دو هدف مهم دارد:

۱- ارائه اطلاعات برای عملیات و نیازهای قانونی

۲- ارائه اطلاعات برای تصمیم‌گیری

برای رسیدن به این هدف ها دو فعالیت عمده وجود دارد که عبارتند از پردازش اطلاعات و پردازش مبادلات

پردازش مبادلات: مبادلات حسابداری به‌وسیله ثبتهای اساسی حسابداری پردازش می‌شوند. این مبادلات شامل فروش محصولات، خرید مواد، دریافتی از مشتریان و … هستند. پردازش مبادلات در یک سیستم اطلاعات حسابداری به‌وسیله زیرسیستمها انجام می‌شود. اگر سیستم پردازش مبادلات به‌طور صحیحی طراحی شده باشد، باعث می‌شود تا داده‌ها به‌خوبی و با دقت کنترل شوند و عمل پردازش کارامد و موثر باشد.

پردازش اطلاعات: خروجی فرایند پردازش اطلاعات به‌قصد راهنمایی در امر برنامه‌ریزی و کنترل عملیات است و این فرایند اطلاعاتی را برای تصمیم‌گیری ارائه می‌دهد. سیستم طراحی‌شده برای پردازش اطلاعات یا سیستم اطلاعات حسابداری باید اطلاعاتی را ارائه دهد که مرتبط، اتکاپذیر، به‌موقع و با اهمیت باشد.

مراحل طراحی و اجرای سیستم های اطلاعات حسابداری

۱- بررسی اولیه یا امکان‌سنجی: این مرحله به درخواست کاربر جهت کامپیوتری کردن شروع می‌شود و اقداماتی از قبیل تعیین کاربران مسئول و محدوده سیستم، نواقص سیستم موجود و هدف های سیستم پیشنهادی در این مرحله صورت می‌گیرد.

۲- تحلیل سیستم: در این مرحله محیط و سیستم فعلی کاربر با ابزاری همچون نمودار جریان داده‌ها، نمودار ارتباط بین موجودیت ها و سایر ابزار شناخته‌شده معین می‌شوند.

۳- طراحی: فعالیت طراحی با استفاده از مشخصه‌های سیستم پیشنهادی به تعیین روش پردازش مناسب و تعیین فعالیت های لازم در داخل آن می‌پردازد. در این مرحله مرز سیستم دستی و سیستم کامپیوتری نیز مشخص می‌گردد.

۴- پیاده‌سازی: این فعالیت شامل برنامه‌نویسی و یکپارچه‌سازی قسمت های مختلف به‌منظور تشکیل بدنه کامل سیستم پیشنهادی است.

۵- ارائه آزمونهای پذیرش سیستم (ارزیابی): مشخصه‌های ساخت سیستم طراحی‌شده باید به گونه‌ای باشند که کلیه اطلاعات ضروری جهت تعریف یک سیستم قابل‌قبول از دیدگاه کاربر را در بر گیرند. در نتیجه یکی از مشخصه‌هایی که باید تولید شود، ایجاد یک مجموعه آزمون ها جهت قابل‌قبول بودن سیستم است. این مرحله می‌تواند پس از فعالیت تحلیل سیستم و همزمان با فعالیت های طراحی و پیاده‌سازی انجام شود.

۶- اطمینان از کیفیت: به این فعالیت آزمون نهایی سیستم نیز گفته می‌شود. این فعالیت نیازمند انجام فعالیت آزمون پذیرش سیستم و فعالیت یکپارچه‌سازی سیستم است.

۷-توضیح دستورالعمل: در این مرحله باید قسمت های دستی سیستم به‌خوبی توصیف و چگونگی ارتباط این بخش ها با قسمت های کامپیوتری مشخص گردد. محصول این قسمت، راهنمای سیستم خواهد بود.

۸- تبدیل و تغییر پایگاه داده‌ها: در این فعالیت، پایگاه داده‌ها را متناسب با سیستم جدید تغییر می‌دهند تا بتوان سیستم کامپیوتری جدید را با داده‌های گذشته تغذیه کرد.

۹- نصب (استقرار) سیستم: این مرحله که در واقع مرحله نصب سیستم اطلاعات حسابداری است، حساس ترین و شاید مشکل ترین مرحله در استقرار سیستم به‌شمار می‌آید. سیستمی که به‌صورت تفصیلی طراحی گردیده و با استفاده از اطلاعات فرضی و یا واقعی آزمایش شده است، در این مرحله باید به‌صورت نهایی پیاده‌سازی و جایگزین سیستم قبلی گردد. آموزش مقدماتی کارکنان با برگزاری جلسه‌های آموزش و تشریح سیستم ها صورت می‌گیرد. پس از آشنایی کلیه عوامل اجرایی با هدف ها، مشخصات و وجوه افتراق سیستم جدید با سیستم موجود، آموزش به هر یک از مسئولان اجرای سیستم در حوزه فعالیت خود با استفاده از اطلاعات فرضی یا واقعی انجام می‌گیرد

رویداد ها در واحد های تجاری در پنج چرخه اساسی طبقه بندی می شوند:

۱- چرخه درآمد

۲-چرخه مخارج

۳-چرخه تولید

۴-چرخه منابع انسانی

۵-چرخه تامین مالی

تفاوت داده ها و اطلاعات در حسابداری

داده ها حقایق خامی در مورد رویداد هایی هستند که در ساختار سازمان دهی شده نبوده و یا معنای کمی دارند . برای اینکه این داده ها مفید باشند اغلب باید به صورت اطلاعات مفید پردازش شوند. در واقع باید این داده های خام مرتب سازی، تلخیص و یا طبقه بندی شوند.

داده های خام از این وجه نیز دارای اهمیت هستند که نقطه ی شروعی برای انجام ردیابی های حسابرسی می باشند . با وجود ارزشی که در بعضی از داده های فرآوری نشده وجود دارد ، بسیاری از کاربران نهایی به صورت های مالی نیاز دارند ، این گروه از استفاده کنندگان از داده های پردازش شده ( اطلاعات) برای تصمیم گیری استفاده می کنند.

سیستم های اطلاعاتی حسابداری را بهتر بشناسیم

به گفته کوشینگ دانشجویان رشته حسابداری ، در آینده شغلی خود متصدی هر سمتی که شوند ، با حسابداری به عنوان یک سیستم اطلاعاتی درگیر خواهند بود ، پس باید آن را بشناسند و فقط به شکل یک جعبه سیاه به آن ننگرند.

امروزه حسابداران در یک محیط کاملا پیچیده فعالیت می کنند که دائما در حال تغییر است . پیشرفت فناوری اطلاعات با سرعت فزاینده ای ادامه دارد و به صورت همزمان روش های عملیاتی بنگاه ها نیز تغییر کرده است ؛در واقع ویژگی اصلی حسابداری در دنیای تجارت امروز ، تعامل حسابداران حرفه ای با سیستم های اطلاعاتی یارانه ای است .حسابداران باید با نظام های اطلاعاتی حسابداری ، چگونگی ایجاد آن ، کد گذاری حساب ها ، طراحی فرم ها و جریان گردش اطلاعات آشنا باشند و در صورت لزوم به تیم طراحی سیستم های اطلاعاتی ،مشاوره های لازم را ارائه دهند.